OFFICE ADMINISTRATIEF MEDEWERKER

Stephenson Operations is momenteel op zoek naar een Office administratief medewerker om hun team van professionals in Capelle aan den IJssel te versterken.

Wie zijn wij?

Stephenson Operations is een snelgroeiend recruitmentbureau gespecialiseerd in headhunting, recruitment en payroll van hoogopgeleide professionals voor offshore en onshore projecten.

Bij Stephenson Operations zorgen we voor een vriendelijke service, klantgericht en garanderen we de ideale match tussen klantwensen en kandidaat binnen de maritieme, offshore en energie industrie.

Wat ga je doen in deze functie?

Ben jij een ster in het organiseren, plannen en ontzorgen van de directieleden? Vind je het leuk om het eerste aanspreekpunt te zijn voor onze collega’s? Ben je graag de reddende engel van je omgeving? Is 'hospitality' verlenen een tweede natuur voor jou? En houd je graag de touwtjes in handen? Dan is de rol van Office administratief medewerker bij een een toonaangevende organisatie in Rivium (Rotterdam area) op jouw lijf geschreven.

Dan zijn wij op zoek naar jou!

Als Office administratief medewerker ben jij het eerste aanspreekpunt voor de collega’s en externen voor de directieleden van de Stephenson Operations. Het is een uitdagende rol waarbij je verschillende werkzaamheden uitvoert, zoals het inplannen van afspraken, notuleren en samen met collega’s bedrijfsevenementen organiseert. Iets voor jou? Lees dan snel verder!

De functie is part-time 30 uur per week en is gevestigd in Capelle aan den IJssel (nabij Rotterdam).

Wat zijn je belangrijkste verantwoordelijkheden?

In de functie van Office administratief medewerker ben je verantwoordelijk voor.... eigenlijk alles. Je bent werkzaam op verschillende takken in de organisatie, zoals: HR, Marketing, Sales en faciliteiten. Je bent het wiel van de organisatie en iedereen komt met zijn of haar vragen bij jou terecht. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Beheer planning voor bedrijfsleider(s). Opstellen, beoordelen en verzenden van communicatie namens de bedrijfsleider(s).
• Organiseren en voorbereiden van vergaderingen, inclusief het verzamelen van documenten en het bijwonen van de logistiek van vergaderingen.
• Telefoongesprekken beantwoorden en beantwoorden, berichten en informatie doorgeven aan de leidinggevende.
• Geef prioriteit aan e-mails en reageer wanneer nodig.
• Je maakt afspraken (complex agendabeheer) en schema’s voor onder andere vergaderingen, MT’s en aandeelhoudersvergaderingen.
• Je bewaakt de voortgang op alle lopende zaken.
• Je verzamelt en verspreidt stukken ten behoeve van MT-vergaderingen.
• Je notuleert vergaderingen en besprekingen.
• Je bent eindverantwoordelijk voor registratie van contracten en legal documenten in Legisway.
• Je organiseert en ondersteunt bij evenementen. Agendabeheer.
• Het vriendelijk verwelkomen van bezoekers.
• Je zorgt ervoor dat alle faciliteiten (koffie, lunch, werkplekken en vergaderruimtes) van top kwaliteit zijn.
• Het assisteren bij vergaderingen.
• Het bewaken van deadlines en acties opgesteld door collega’s. Organiseren van bijeenkomsten en evenementen.
• Checken van rapporten op spelfouten en opmaak.
• Alles om te zorgen dat jouw collega's een prettige werkdag ervaren en goed hun werk kunnen doen.
• Reisarrangementen coördineren. Onderhouden van verschillende records en documenten voor bedrijfsleider(s).

Wie ben je?

• Je collega’s zie je als tweede familie en van nature doe je er alles aan om ze beter te leren kennen. Alles om te zorgen dat jouw collega's een prettige werkdag ervaren en goed hun werk kunnen doen.
• Daarnaast beschik je over: Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring in een soortgelijke functie.
• Een MBO- of HBO-opleiding richting management support, officemanagement, HR of bedrijfskunde.
• Je houdt van een dynamische werkomgeving. Je hebt passie voor je vak en je wilt je graag verder ontwikkelen.
• Je vindt het leuk om evenementen te organiseren en begeleiden.
• Je staat sterk in je schoenen en vindt onderhandelen een leuke uitdaging.
• Je bent een enthousiast persoon, positief en vrolijk.
• Je bent betrouwbaar en betrouwbaar, in staat om solide verbindingen te leggen op basis van wederzijds respect.
• Je bent betrokken, ambitieus en met een sterk verlangen om dingen voor elkaar te krijgen.
• Je bent gedreven, zelfstandig en in staat out-of-the-box naar oplossingen te kijken.
• Je bent niet bang voor uitdaging.
• Je bent op je gemak met multitasken en werken in een snelle omgeving.
• Je spreekt perfect Engels. Italiaans is een sterke troef.
• U beschikt over flexibele vaardigheden en het vermogen om meerdere bewegende delen te beheren en indien nodig snel van focus te veranderen.
• Je bent een snelle leerling die in staat is om je snel aan te passen en snel te leveren in een nieuwe omgeving, je pikt het werken met nieuwe systemen, tools en processen snel op.
• Kennis of eerdere ervaring in de Offshore of Maritieme Energie industrie is niet vereist maar heeft de voorkeur.

Wat bieden wij jou?

• Een salaris tussen de €2.400 en €2.800 op basis van 40 uur.
• De functie is met een goede verdeling parttime in te vullen. Dit om de organisatie zo snel mogelijk te leren kennen.
• Je werkt graag tussen de 28 en 36 uur per week.
• Extra economische voordelen en deelname aan de bedrijfsstimuleringsregelingen: bonus op trainingstoernooi, plus bonus op doelen, plus mogelijkheid tot inschrijving op oproeprooster.
• Reiskostenvergoeding.
• 27 vakantiedagen op basis van voltijd, inclusief Nederlandse feestdagen.
• Persoonlijke en professionele groei- en ontwikkelingsmogelijkheden, inclusief trainingen en coaching.
• Maandelijkse teambuilding activiteiten! Werken in een leuk en internationaal team in een informele werkomgeving in Capelle aan den IJssel.
• Sluit je aan bij een teamgericht en energiek bedrijf, met betrokken professionele collega's.
• Werken in een dynamische omgeving, met korte communicatielijnen.
• Uitzicht op vast dienstverband: je krijgt een eerste contract van 7 maanden aangeboden waarin je wordt opgeleid in de functie en in het bedrijf.
• Afhankelijk van de prestatie en evaluatie krijg je dan een contract van 1 jaar met de mogelijkheid tot verlenging en daarna een contract van onbepaalde duur.
• Ons kantoor is gevestigd in Capelle aan den IJssel op bedrijventerrein Rivium; de locatie is goed bereikbaar met het openbaar vervoer. Komt u met de auto, dan hebben wij voldoende gratis parkeerplaatsen beschikbaar op ons terrein.

Wanneer kunt u een beslissing verwachten?

We ontvangen en screenen sollicitaties tot 30 september 2022. Geselecteerde kandidaten worden binnen 10 dagen na ontvangst van hun cv gecontacteerd voor een gesprek. De beste kandidaten worden gecontacteerd voor een tweede en laatste gesprek.

Waneer ga je aan de slag?

Als je bent geselecteerd als succesvolle sollicitant, nodigen we je uit om op de 1e of op de 15e van de maand te beginnen met je nieuwe baan bij ons. In je contract zit een proeftijd van 1 maand.

Hoe solliciteren naar deze baan?

Solliciteer voor de rol als Office administratief medewerker door op ‘Solliciteren’ te klikken op de button op onze website.

Als je specifieke vragen hebt over de vacature, neem dan contact met ons op via e-mail op hr@stephensonacademy.com of telefonisch via 0031(0)10 737 0857 van maandag t/m vrijdag van 08:30 tot 17:00 uur.

Bij je sollicitatie ontvangen wij graag:

• Je meest up-to-date CV.
• Uw sollicitatiebrief.
• Minimaal 2 aanbevelingsbrieven van uw laatste werkgever of een andere recente werkgever. Houd er rekening mee dat onze HR een positieve verwijzing zeer in overweging zal nemen.
• Als u in Nederland inburgeringsplichtig bent, ontvangen wij graag uw werkvisum.

Bezoek voor meer informatie onze website op www.stephensonoperations.com of neem contact met ons op. De HR-leider die verantwoordelijk is voor deze vacature is: Elena.